POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EVA FOODS S.A.S. (en adelante EVA FOODS) ha diseñado esta Política para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”) para asegurar un tratamiento ético y adecuado de los Datos Personales contenidos en las bases datos de sus Clientes y en sus bases de datos, esta Política es aplicable a recolección, tratamiento y disposición de los Datos Personales en el desarrollo de su objeto social.
La Política contiene parámetros que permiten el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en caso de llegarse a presentar adiciones o modificaciones a las mismas se procederá con su actualización.
A. Definiciones que debes tener presente:
B. ¿Quién es el Responsable de los Datos Personales?
El Responsable del tratamiento de sus datos personales en este sitio web y demás aplicaciones móviles, email, textos u otros mensajes electrónicos es EVA FOODS S.A.S., identificada con NIT. 901745832 - 7. ubicada en la dirección CARRERA 45 A # 128 – 62, en la ciudad de Bogotá D.C.
En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 “Ley de protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, informamos que somos responsables de la administración de dichos datos.
C. ¿Qué datos recopilamos?
Nuestra Compañía tiene como compromiso fundamental garantizar la protección de la privacidad de los datos que nos suministras a través de la página web y demás aplicaciones móviles que EVA FOODS promueve, emails, textos, u otros mensajes electrónicos entre y nuestra web. Para registrarte en nuestra página web, deberás suministrar información personal la cual puede incluir datos como tu nombre completo, fecha de nacimiento, ocupación, email, teléfono, dirección para envío de correspondencia, así como también información relacionada con tu tarjeta de crédito, ciudad y país de residencia, detalles de tu pedido, acerca de tu conexión a internet, del equipo que usas para acceder a la web y registros de uso. Esta Política no aplica para la información recogida por cualquier otra web o aplicación móvil operada por terceros, incluyendo cualquier aplicación o contenido (publicidad) que esté enlazado o accesible desde nuestra web.
¿Cómo recogemos la información sobre ti?
La forma de recolectar la información puede ser directamente cuando tú nos la suministras ingresando sus datos a nuestra web cuando efectúas compras a través del carrito de compras, a través de WhatsApp, o indirectamente y de manera automática cuando navegas por nuestra la web, permitiendo obtener sus registros de uso, dirección IP e información recogida mediante cookies, flash cookies, analíticas web entre otras tecnologías de seguimiento.
¿Cómo funciona la recolección de datos por medios automáticos?
Mientras estás navegando e interactuando con nuestra página web, al mismo tiempo, la tecnología mediante el uso de cookies, flash cookies, analíticas web y demás recursos de seguimiento, permite que nosotros o terceros a nuestro nombre podamos recoger cierta información sobre ti que no es de contenido personal, sino meramente estadístico, ya que esto nos permite estimar el tamaño del público, identificar aspectos de tu interés más relevantes, agilizar la búsqueda de contenido en nuestra página web e identificarte cuando accedas a la página. La información recogida de manera automática incluye datos de tu ordenador, conexiones a internet, dirección IP, sistema operativo, acciones de navegación tales como detalles de tu visita a nuestra web, datos de localización, registros de datos e información on-line de tu interés.
D. Ámbito de Aplicación:
La Política aplica a todos los datos personales que trate EVA FOODS en el contexto de (i) la relación laboral, incluyendo hojas de vida de prospectos, trabajadores, trabajadores retirados, contratistas; (ii) el desarrollo de la relación comercial con sus Clientes; y (iii) datos personales recolectados y/o adquiridos por EVA FOODS (por cualquier medio y para el desarrollo de cualquiera de las actividades de su objeto social).
La Política no será aplicable a aquellos datos que por su generalidad se convierten en anónimos o se anonimizan para evitar que se identifique o individualice a un Titular específico.
La Política no será aplicable por motivos de seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
· Cuando la Base de Datos Personales es suministrada por el Cliente de EVA FOODS, en este caso EVA FOODS es Encargado del Tratamiento en virtud de un Contrato de Prestación de Servicios de Mercadeo y ventas, por lo tanto:
o EVA FOODS deberá pedir al Cliente que garantice que éste cuenta con la autorización de los Titulares de los datos para realizar el tratamiento de los mismos directamente o a través de terceros.
o EVA FOODS deberá realizar el tratamiento de acuerdo con la finalidad expresada por el Cliente y para la cual éste cuenta con autorización.
o EVA FOODS deberá cumplir con los Deberes del Encargado del Tratamiento con forme lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.
o EVA FOODS deberá solicitar al Cliente las instrucciones para el escalamiento de consultas, peticiones y reclamos de los Titulares. Para tal efecto EVA FOODS dispone de un procedimiento para la administración de datos personales en calidad de encargado del tratamiento.
· Cuando la Base de Datos Personales es suministrada por EVA FOODS (recolectada o adquirida). En este caso, la EVA FOODS, es la Responsable del Tratamiento, por lo tanto:
o EVA FOODS deberá contar con la autorización individual de los Titulares para realizar el tratamiento de los datos.
o EVA FOODS deberá guardar prueba de las autorizaciones de los Titulares mientras la base de datos esté activa.
o EVA FOODS deberá cumplir tanto con los Deberes de Responsable del Tratamiento como los del Encargado del Tratamiento con forme lo dispuesto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.
· Cuando la Base de Datos es conformada por Trabajadores de EVA FOODS:
o EVA FOODS no podrá entregar a terceros datos personales de sus trabajadores sin autorización expresa e individual de estos.
o En caso de convenios empresariales EVA FOODS solicitará, por un medio que permita su reproducción, la autorización de(los) trabajador(es) interesados en beneficiarse con el mismo.
o En todo caso, EVA FOODS no entregará a terceros información sensible de sus trabajadores, salvo en caso de solicitud expresa y formal de un ente gubernamental.
E. Justificación:
La recolección y el tratamiento de datos personales es esencial para el desarrollo del objeto social de EVA FOODS. EVA FOODS utiliza los datos entregados por sus Clientes y/o los recolectados directamente, o a través de terceros, para realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad, relacionamiento, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, prestar servicios de televenta, telemarketing, servicio al Cliente, cobranzas, servicios virtuales, BPO, entre otros; utiliza los datos de sus trabajadores o prospectos para reclutamiento, desarrollar sus programa de salud ocupacional, nómina, entrenamiento, formación, bienestar, comunicaciones, plan carrera, reintegro de gastos, cumplimiento de requerimientos normativos o de entes de control, horarios, directorios, permisos de acceso, seguridad, bonificaciones, vacaciones, etc. y para protección de EVA FOODS, sus trabajadores y el público en general contra daños, fraude, riesgos legales, abusos o conductas indebidas, etc. EVA FOODS no utiliza los datos personales para ofrecer directamente sus servicios y/o productos a sus trabajadores salvo autorización expresa de estos. Sin embargo, EVA FOODS puede llegar a usar los datos personales para informar a sus trabajadores o proveedores sobre los beneficios de los trabajadores de EVA FOODS o sobre el desarrollo de la responsabilidad social de EVA FOODS
F. Autorización:
EVA FOODS obtiene autorización de los Titulares terceros (proveedores y otros) y trabajadores para el tratamiento de los datos; en la Autorización se les informa que datos serán recolectados y la finalidad. En la Autorización también se le informa a los Titulares su derecho de acceso, actualización, rectificación y revocatoria o supresión de los datos. Así como la posibilidad de transferencia de esos datos a terceros encargados del tratamiento, en caso de ser necesario. Si EVA FOODS modifica o cambia la finalidad contenida en la Autorización, la empresa informa a los Titulares con el fin de obtener la Autorización para realizar un tratamiento legítimo de los datos. En todo caso EVA FOODS no solicitará Autorización de los Titulares para realizar auditorías, verificación de antecedentes judiciales, investigaciones relacionadas con la infracción de las políticas de la compañía, fraude, conductas contrarias a la Ley, para evitar dar aviso a los sospechosos permitiendo que estos puedan ocultar, destruir pruebas, influenciar testigos, etc., todo lo anterior dentro del cumplimiento de la Ley aplicable.
G. Finalidades:
La información que recogemos sobre los Titulares y/o que el Titular nos suministra, o la que recogemos de manera automática mediante el sistema de información mientras navegado en nuestra página web o se comunica con nosotros a través de aplicativos como WhatsApp y/o las Redes Sociales, la usamos para presentarte nuestra web, sus contenidos, permitir la interacción con los elementos de nuestra página, para tramitar sus pedidos incluyendo la facturación, estado de envío y entrega, comunicar ofertas sobre nuestros productos y servicios. Así mismo, y siempre que contemos con la aprobación del Titular, EVA FOODS podrá enviar emails a la dirección proporcionada con relación a eventos, promociones, estudios de marketing, publicidad y opiniones. En general, usaremos la información que recojamos sobre el Titular para cumplir cualquier propósito para el cual se haya suministrado la información en nuestra página web, aplicativos de chat y redes sociales. La información de los Titulares también podrá ser usada por nuestro departamento de servicio al cliente para procesar sugerencias, peticiones, quejas o reclamos y garantizar el mejor servicio. Así mismo, la información suministrada por los usuarios será utilizada con fines publicitarios, para hacer cobros y para enviar información que haya sido solicitada o que se considere útil para los Clientes, Proveedores, Aliados Comerciales y equipo de trabajo de EVA FOODS. Incluida información sobre nuestros productos y servicios, a menos que el usuario haya comunicado explícitamente que no desea recibir esta información.
Los datos personales que recopilamos a través de nuestra página web, aplicativos de chat y redes sociales son resultado de un acto voluntario y de libre consentimiento para que sean usados conforme a lo establecido en esta Política, con el fin de acceder a los servicios ofrecidos en la plataforma o cualquier otro medio, toda vez que de no suministrar algún tipo de información personal allí requerida, no será posible concluir el proceso de registro de Cliente, acceder a ofertas y/o descuentos, realizar compras de productos, y en general, navegar a través de las distintas aplicaciones que ofrece nuestro sitio web. En cualquier momento, y cuando el Titular lo prefiera, podrá acceder a la información de sus datos personales, bien para actualizarlos, modificar los servicios y/o beneficios sobre los cuales el Titular quiera ser notificado, e incluso para eliminarlos de nuestra base de datos, para esto deberá hacer uso de los formularios que facilitará EVA FOODS por los canales indicados.
H. Responsabilidad:
EVA FOODS no tratará datos personales para los que no tenga Autorización, en caso que sea necesario realizar dicho tratamiento primero solicitará la Autorización del Titular dándole a éste la oportunidad de negarse al tratamiento. EVA FOODS no hará tratamiento de datos sensibles para propósitos diferentes a los Autorizados salvo en caso de ser necesario para:
I. Integridad de los Datos:
EVA FOODS sólo recolecta y trata los datos personales necesarios para cumplir con la finalidad Autorizada. Cuando un Titular solicita la supresión de algún dato personal porque éste ha dejado de ser necesario para la finalidad, EVA FOODS procederá con la destrucción del dato, siempre que no deba conservarlo por un periodo específico de tiempo en cumplimiento de la Ley. EVA FOODS sensibilizará a los terceros y a sus trabajadores sobre su responsabilidad sobre sus datos personales con el fin de obtener de estos la mayor colaboración posible para mantener sus datos actualizados, pertinentes y completos para la finalidad.
J. Datos Personales de los menores:
EVA FOODS solamente procederá el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes menores de edad siempre y cuando medie el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial. En todo caso, EVA FOODS garantizará el respeto a los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a este sector de la población, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia y las demás normas concordantes. EVA FOODS pone en manifiesto que no es de su intención recopilar datos personales de niños, niñas y adolescentes, cuando se trata de relaciones comerciales con Clientes, Proveedores y/o Aliados Comerciales. No obstante, cuando EVA FOODS recopila datos de menores de edad, lo hace previa autorización de sus padres, respetando sus derechos fundamentales y única y exclusivamente con fines de bienestar laboral de sus trabajadores (concursos, fiesta del día niño, obsequios). Estos datos no son compartidos ni transferidos a terceros.
K. Datos Sensibles
En el evento en que EVA FOODS recolecte y trate Datos Sensibles, estos serán tratados de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y la presente Política de Tratamiento de Datos.
La prestación de los servicios de EVA FOODS no está condicionada a la entrega de Datos Sensibles. No estás obligado en ningún evento a autorizar el Tratamiento de dichos datos. Es deber de EVA FOODS velar por el uso adecuado de los Datos Personales de los menores de edad, y garantizar que en el Tratamiento de sus datos se respeten sus derechos fundamentales.
L. ¿Cuáles son sus derechos como Titular?
En cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad vigente aplicable al tratamiento de datos personales, como Titular se te reconocen los siguientes derechos:
· Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
· Solicitar constancia de la Autorización para la recolección y el Tratamiento de sus Datos Personales.
· Informarte del uso que se le han dado a sus Datos Personales.
· Acceder a sus Datos Personales que EVA FOODS como responsable haya recolectado y Tratado.
· Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de EVA FOODS como Responsable de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la reglamenta o modifican.
· Revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales.
· Solicitar ser eliminado de la Base de Datos siempre que no exista un deber legal o contractual.
§ Peticiones, Consultas y Reclamos:
Los Titulares pueden, en cualquier momento, conocer, actualizar, rectificar, pedir la supresión de sus datos y solicitar prueba de la autorización del tratamiento de sus datos personales poniéndose en contacto con:
Teléfono:
Dirección de correspondencia: CARRERA 45 A # 128 – 62
Ciudad: Bogotá D.C.
Correo electrónico: [email protected]
EVA FOODS responderá a la petición, consulta o reclamo lo más pronto posible y en todo caso sin exceder los términos fijados por la Ley.
¿Cuál es el procedimiento para presentar consultas o reclamos en relación con los Datos Personales?
Los procedimientos para el ejercicio de los derechos como Titular de Datos Personales serán los siguientes:
· Consultas
El Titular, las personas que autorice o sus causahabientes pueden consultar sus Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de EVA FOODS previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de que EVA FOODS no pueda dar respuesta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y se dará una nueva fecha de respuesta la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
· Reclamos
El Titular, las personas autorizadas o sus causahabientes consideran que hubo incumplimiento por parte de EVA FOODS frente a lo dispuesto en la regulación, o que la información contenida en las Bases de Datos de EVA FOODS debe ser actualizada corregida o suprimida, pueden presentar un reclamo bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo debe dirigirse a EVA FOODS, con la identificación de quien hace el reclamo, la dirección en la cual se desea recibir respuesta y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo con los documentos pertinentes, haciendo uso de los formularios de ejercicio de derechos sobre los Datos Personales que dispone EVA FOODS. Si el reclamo resulta incompleto, EVA FOODS requerirá a la persona para que corrija las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Si la persona no ha dado respuesta al requerimiento transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b. De ser procedente, EVA FOODS dará respuesta al reclamo en el término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. En caso de que no se pueda dar respuesta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y EVA FOODS dará una nueva fecha de respuesta la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. En caso de que EVA FOODS no sea competente para resolver el reclamo, se dará traslado a quien corresponda y se informará oportunamente.
El Titular de Datos Personales recolectados por EVA FOODS puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales, o limitar su uso en cualquier momento mediante comunicado dirigido a EVA FOODS con su identificación, y la dirección en la cual se quiere recibir la respuesta. En caso de no ser el Titular de los Datos Personales, deberá dar prueba del carácter de representante del mismo o de la autorización obtenida para tal fin. En un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del correo, EVA FOODS hará la revocatoria de los Datos solicitados.
M. Transferencia de Datos a Proveedores y/o Aliados Comerciales/Clientes:
EVA FOODS puede transferir o compartir los datos personales propios con sus Proveedores y/o Aliados Comerciales/Clientes cuando sea necesario para el tratamiento de los datos, siempre y cuando tenga autorización del Titular para ello. EVA FOODS procurará que sus Proveedores y/o Aliados Comerciales/Clientes tengan mínimo su mismo nivel de seguridad para la protección de los datos entregados por EVA FOODS, buscando el cumplimiento de esta Política y evitando la divulgación no autorizada de datos personales. En cumplimiento de este requerimiento EVA FOODS ha diseñado cláusulas contractuales de protección de datos personales para los contratos suscritos con sus Proveedores y/o Aliados Comerciales/Clientes. Estas cláusulas son modelos de referencia y pueden ser modificadas en cuanto a su redacción, pero deberán conservar su objetivo de proteger los datos personales con un tratamiento responsable de los mismos de acuerdo con esta Directriz.
N. Comunicación de los datos personales a Terceros:
EVA FOODS puede comunicar los datos personales a Terceros por requerimientos de Ley requerimientos de autoridad competente, procesos judiciales, entre otros, para proteger los intereses de EVA FOODS, sus trabajadores, Clientes o Proveedores. Salvo la excepción contemplada en el inciso tercero del numeral 4 de esta Política, EVA FOODS dará aviso oportuno al Titular en caso que este desee oponerse directamente a quien hace el requerimiento. Si los datos son calificados como sensibles EVA FOODS deberá obtener el consentimiento del Titular antes de la transferencia de los datos personales.
O. Seguridad:
EVA FOODS toma las medidas apropiadas desde el punto de vista administrativo, técnico, personal y físico para salvaguardar los datos personales contra pérdida, manipulación indebida, acceso no autorizado, modificación, divulgación y/o destrucción. Las medidas de seguridad incluyen, entre otros, sistemas lógicos de acceso, encriptación en la transferencia de datos, controles lógicos de restricción de acceso, de acuerdo con la naturaleza de los datos personales y de los riesgos asociados a la privacidad de los mismos. Todos los datos personales que se encuentran almacenados en los diferentes dispositivos de almacenamiento en la organización están protegidos por una red segura cuya arquitectura tiene implementado firewalls para el control de tráfico y sistemas de detección de acceso abusivo. Adicionalmente, a los servidores que almacenan y procesan datos personales cuentan con una estrategia de backup y son custodiados en los centros de cómputo de la compañía con controles ambientales y de seguridad adecuados. EVA FOODS tiene como política que a los datos personales solo tienen acceso aquellos trabajadores que por la naturaleza de su trabajo los necesitan para realizar sus labores, es decir, están basados en el principio del menor privilegio posible. El acceso a los datos personales se controla a través de usuarios y contraseñas y los permisos son concedidos por el representante legal o en su caso el gerente general.
P. Divulgación y Entrenamiento:
EVA FOODS forma a su personal y a los Proveedores que tienen acceso a datos personales en los requerimientos legales y los contenidos en esta Política. La formación cubre toda la Política de Protección de Datos Personales, incluyendo la Autorización, la Finalidad, las Consultas y Reclamos, la Responsabilidad, la Seguridad, etc. haciendo énfasis en la importancia de procesar datos personales sólo para la finalidad, que estos deben ser pertinentes, estar actualizados y la obligación de mantenerlos confidencialmente. La Política de EVA FOODS para la Protección de Datos Personales será comunicada por la misma a sus Clientes, Proveedores, trabajadores nuevos y actuales.
Q. Medios de Autorización:
La Autorización podrá ser a través de mecanismos predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Puede ser: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
R. Cumplimiento:
EVA FOODS está comprometida con la Protección de Datos Personales de sus Clientes, trabajadores y Proveedores, permitiéndoles expresar sus inquietudes al respecto. El gerente general de EVA FOODS es el responsable de vigilar el cumplimiento de la Política de la empresa para la Protección de Datos Personales y cada área operativa /dueño de proceso es responsable por implementar La Política en su proceso. Todos los Proveedores y Aliados Comerciales que por cualquier motivo tengan acceso o realicen tratamiento de datos por encargo de EVA FOODS deben adherirse a La Política e implementar las medidas necesarias para la Protección de Datos Personales. EVA FOODS tomará medidas disciplinarias y comerciales contra trabajadores y Proveedores que no tomen las acciones respectivas, incluyendo la terminación del contrato.
S. Redes sociales y Cookies:
Redes sociales:
Es importante que sepas que Nuestro sitio Web proporciona conectores sociales a varias redes sociales, es por eso que cuando inicias sesión en redes sociales durante la visita de uno de nuestros sitios Web o aplicaciones móviles, la red social podrá añadir esa información a tu perfil. Si no deseas que esto pase, deberás asegurarte de cerrar el inicio de sesión en nuestro sitio web antes de visitar las redes sociales. Dichos conectores sociales no son de nuestra competencia, por lo que EVA FOODS no influye en esa recogida de datos ni en la transferencia de datos que pueda realizarse por medio de éstos. Se recomienda leer lo relativo a las políticas de privacidad para el tratamiento de datos en redes sociales.
¿Qué son las cookies?
Las cookies son pequeños ficheros localizados en el disco duro de tu ordenador. Las cookies almacenan información sobre ti, lo cual hace que la próxima vez que accedas a nuestra página web sea posible recordar sus datos, y de esta manera, agilizar tu experiencia de navegación. Las cookies también son responsables que la información de la página se cargue más rápido, sea más eficaz y el sitio sea más seguro. La función de las cookies podrá ser desactivada, pero si lo haces, es posible que no tengas acceso a algunas partes de nuestra página web. Si tu navegador no está configurado para rechazar las cookies, el sistema producirá cookies cuando navegues en nuestra web.
¿Qué son los flashes cookies?
Son objetos localmente almacenados por nuestra web, utilizados para recoger y guardar información acerca de tu navegación desde y dentro de la página web. A diferencia de las cookies de internet normales que están restringidos a un único dominio, este tipo de cookies pueden interactuar con múltiples sitios web y, por lo tanto, recoger datos a medida que navegas de un sitio web a otro.
T. Reporte:
Si en algún momento un Titular considera que sus datos personales han sido tratados en contra de La Política, pueden reportarlo a: (i) su contacto comercial si es Cliente o Proveedor; (ii) a su jefe directo si es trabajador; (iii) al Director de Gestión Humana si es trabajador; (iv) al El Director de Operaciones de (EVA FOODS). Estos canales garantizan que los Titulares tienen los mecanismos adecuados para ser escuchados y atendidos por (EVA FOODS).
U. Modificaciones y vigencia de la Política de Tratamiento de Datos
Finalmente, EVA FOODS puede modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Política de Tratamiento de Datos. Todos los cambios a esta Política de Tratamiento de Datos serán informados a través de la página web de EVA FOODS o los canales de comunicación de EVA FOODS.
Versión 1.2. Publicada el 01 de abril de 2025
